Jumat, Maret 29, 2024
BerandaDenpasarKurangi Tumpukan Arsip Tak Berguna, Pemprov Musnahkan karena Masa Retensi Habis 

Kurangi Tumpukan Arsip Tak Berguna, Pemprov Musnahkan karena Masa Retensi Habis 

DENPASAR, balipuspanews.com – Dalam rangka mengurangi tumpukan arsip yang tidak berguna dan habis masa retesinya di Pemerintah Provinsi Bali, Kepala Biro Umum dan Protokol Setda Provinsi Bali I Wayan Budiasa melakukan pemusnahkan arsip dinamis inaktif yang telah habis masa retensinya dan sudah tak mempunyai nilai guna.

Pemusnahan dilakukan dengan memasukkan dokumen ke mesin pencacah di Ruang Kearsipan Gedung 3 Dinas Kebudayaan Provinsi Bali, Denpasar, Kamis (24/11/2022).

Budiasa menyampaikan, tahap pemusnahan arsip adalah kegiatan esensial yang sangat penting dalam dunia kearsipan. Terkait dengan pemusnahan arsip yang sudah tidak punya nilai guna, Budiasa teringat apa yang disampaikan seorang rekan.

“Seorang kawan menyampaikan bahwa dokumen itu seperti daftar menu di sebuah restoran. Ketika menu itu masih tertera di daftar, saat-saat tertentu bisa jadi ada yang memesannya,” ujarnya.

Menurutnya, jika diibaratkan arsip, bisa jadi suatu saat ada yang menginginkan dokumen jika masih ada dalam daftar, padahal statusnya sudah inaktif dan habis masa retensi.

Karena masih ada dalam daftar dan belum dimusnahkan, pemerintah wajib untuk menyediakan dan menurut pengalamannya butuh waktu untuk mendapatkan arsip tersebut.

BACA :  Pemilu 2024 Belum Penuhi Kuota 30 Persen Keterwakilan Perempuan, Bamsoet: Permudah Akses Perempuan

Karenanya, jika sudah dimusnahkan sesuai prosedur, maka arsip itu otomatis tak ada lagi dalam daftar serta menutup kemungkinan diminta oleh pihak tertentu.

Mengingat pentingnya tahap pemusnahan arsip, ia menyampaikan apresiasi kepada perangkat daerah pengusul dan tim yang telah mengawal proses ini. Ke depan, ia meminta jajaran kearsipan lebih intensif melakukan penyisiran agar dokumen yang tak punya nilai guna dan sudah habis masa retensinya bisa segera diusulkan untuk dimusnahkan.

Sementara itu, Kabag Administrasi Keuangan, Aset dan Kearsipan Biro Umum dan Protokol Putu Arya Dinata menyampaikan, pemusnahan arsip merupakan tindak lanjut dari rekomendasi Kepala Arsip Nasional RI Nomor : B-KN.00.03/91/2022 tentang Persetujuan Pemusnahan Arsip.

Rekomendasi Kepala Arsip Nasional diperkuat Surat Keputusan Gubernur Bali Nomor 541 / 01-F / HK / 2022 tentang Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif yang telah habis retensinya dan tidak mempunyai nilai guna.

Arya Dinata menambahkan, berdasarkan usulan dari sejumlah perangkat daerah, Pemprov Bali mengajukan usulan pemusnahan 1084 boks arsip aktif dan dinamis yang sudah tak punya nilai guna. Namun setelah dilakukan pengkajian, Arsip Nasional hanya menyetujui pemusnahan 1062 boks arsip.

BACA :  Rayakan Lebaran di Kampung Halaman, Polresta Denpasar Gelar Mudik Gratis

“22 boks tak disetujui untuk dimusnahkan karena dinilai masuk kategori arsip statis dan vital,” imbuhnya.

Penulis: Budiarta

Editor: Oka Suryawan

RELATED ARTICLES

ADS

- Advertisment -
- Advertisment -

Most Popular